Como analisar a prestação de contas do condomínio

Você sabe como analisar a prestação de contas do seu condomínio? O post de hoje vai mostrar como analisar esses documentos, o que deve ser levado em consideração e o que significa cada item. A prestação de contas é importante tanto para o síndico, pois é uma maneira de demonstrar cuidado, responsabilidade e transparência na sua gestão, quanto é importante para os condôminos, para que acompanhem como estão sendo gastos os valores pagos por meio da taxa condominial.

Acesso a pasta de prestação de contas

A pasta de prestação de contas é um documento do condomínio. Por isso, todos devem ter acesso a ela. Porém, a prioridade, assim que a mesma chega da administradora, é dos conselheiros e do síndico, para que possam conferir, dar o parecer e assinar. Após esse processo os moradores podem olhar a documentação, não se deve negar o acesso a pasta de prestação de contas, no entanto o morador que deseja verificar os documentos deve solicitar com antecedência e não se deve levar a pasta de documentos para ser verificada em casa, geralmente essa consulta é feita na administração do condomínio. Como não existe um modelo definido por lei para essa prestação de contas, o ideal é que a pasta contenha na sua estrutura, os seguintes pontos: Termo de recebimento e verificação de contas (onde síndico e conselheiros assinam), Introdução: Índice, resumo, observações ou instruções prévias do conteúdo da pasta, Espaço para comentários (do síndico, conselheiros ou condôminos), Balancete completo, Extratos das contas, Receitas do condomínio, Relatório sobre inadimplência (acordos judiciais ou não), Despesas do condomínio (com documentos originais), Outras despesas – devem estar discriminadas. O conteúdo começa apresentando o demonstrativo de receitas e despesas que dá um panorama geral do movimento daquele mês, seguido a isso vem os registros das movimentações bancárias com seus respectivos extratos, depois os relatórios de receitas e inadimplência, e finalmente o registro das despesas e seus documentos de comprovação.

Balancete de débito e crédito – Demonstrativo financeiro

Com o demonstrativo financeiro em mãos, a primeira coisa a se fazer é conferir se o que está no balancete consta no extrato bancário e ao analisar o balancete deve-se confrontar as entradas e saídas que estão no balancete com a movimentação bancária, afim de confirmar a veracidade das informações que constam no balancete. Uma dica é sempre conferir o saldo inicial com o saldo final do mês anterior, afim de evitar que qualquer entrada ou retirada no final do mês passe despercebido. No demonstrativo financeiro devem ficar registrados as aplicações do condomínio, valores de fundo de reserva e provisão dos funcionários entre outros.

Receita do condomínio

As taxas condominiais pagas pelos moradores é a principal receita do condomínio. Mas existem outras receitas como comodato de antena de telecomunicações e aluguel de áreas comuns como salão de festa e outros espaços. É necessário que conste um relatório com as unidades adimplentes, que estão em dia com as suas obrigações e inadimplentes, que estão em atraso com as suas obrigações. Não podemos deixar de fora os acordos recebidos que foram pagos dentro do mês, é importante acompanhar até o final do parcelamento se as prestações foram citadas na parte de receitas do condomínio. É bom ficar de olho quando um condômino passa de inadimplente para adimplente, devemos verificar nas receitas onde entrou o valor devido, essa é uma maneira de evitar possíveis desvios.

Despesas

As despesas compõem a maior parte da pasta de prestação de contas. Elas devem estar organizadas por grupo de contas para facilitar o entendimento. Os gastos devem estar devidamente acompanhados de seus comprovantes, sendo este com notas fiscais ou cupom fiscal com o CNPJ do condomínio, apesar de serem utilizados os recibos de cartão de débito e crédito é necessário o recibo em nome do condomínio.

Geralmente as despesas são divididas nos seguintes grupos;

Despesas de Consumo

Nesse grupo ficam os gastos como água, energia e gás. Importante verificar se os pagamentos estão sendo efetuados dentro do prazo e se existe cobrança de tarifa de contingência, cobrada na conta de água quanto o condomínio ultrapassa a meta estipulada pela concessionária.

Despesas de manutenção

aqui ficam as despesas com contratos mensais do condomínio, como elevadores, bombas, geradores, portão, interfones etc. Nesse grupo também ficam as despesas com peças para os equipamentos, e os serviços de reparo e manutenção do prédio.

Despesas administrativas

Nesse grupo ficam os gastos com administradora, seguro do prédio, sindico profissional (Se houver), despesas com cartório.

Despesas financeiras

As tarifas bancárias ficam nesse grupo, assim como os valores de multa e juros sobre os boletos pagos em atraso.

Despesas pessoal

Aqui devem constar todos os gastos com pessoal, sejam funcionários próprios ou terceirizados. Despesas de salário, férias, 13º salário, rescisões, benefícios, exames médicos e plano de saúde.

Impostos e encargos sociais

Nessa conta ficam as despesas com GPS, DARF, FGTS, retenções.

Outras despesas

Existe também uma opção para outras despesas, como no caso de reformas, onde são alocados todos os gastos efetivados para benfeitoria do prédio, através de arrecadação de taxa extra.

Com essas informações seja você síndico ou condômino, já passa a entender a importância que a pasta de prestação de contas representa para o condomínio, síndico fique atento, não deixe que essa documentação fique atrasada por muito tempo e você condômino, tire um tempinho para dar uma olhada nesses documentos, é um cuidado importante com o seu patrimônio.