Condomínio Simples

DICAS DE ADMINISTRAÇÃO PARA UM SÍNDICO NOVO.

Um síndico experiente já possui dificuldades no dia a dia, imagine o que, pela primeira vez, vai encarar esse desafio. Exige esforço em dobro! Sabendo disso preparamos algumas dicas de administração de condomínio para um síndico novo.

O primeiro passo para quem acaba de assumir a gestão de um condomínio e nunca havia ocupado esse cargo antes é se inteirar sobre todas as responsabilidades.

O trabalho de administrar um condomínio fica cada vez mais exigente e o síndico inexperiente pode se sentir um tanto perdido: o que fazer com toda a documentação? Como fazer contratação de serviços? Quais itens exigem manutenção? O síndico pode vir a responder judicialmente por erros na gestão?

Quando o condomínio tem o respaldo de uma administradora fica mais fácil buscar essas respostas, mas, e quando não tem, a quem recorrer?

Check-up

Antes de começar o trabalho, é necessário analisar a situação atual do condomínio. É preciso saber o que se terá que enfrentar pela frente. o síndico deve verificar a situação de inadimplência dos condôminos, se há processos judiciais ou problemas estruturais no prédio. Além disso, é aconselhável que o síndico converse com o zelador sobre a manutenção do local, sobre as reclamações mais comuns no edifício e procure conhecer o perfil dos condôminos.

Documentação

Quando um novo gestor assume um condomínio, ele deve conferir: saldos bancários; guias de recolhimento e pagamento de encargos sociais; benefícios trabalhistas e tributos; comprovantes de pagamentos de contas; cadastro atualizado de condôminos e frações ideais; livro de atas; cartão do CNPJ (solicitar ao contador alteração de responsabilidade e certificado digital); convenção condominial; relatório da última emissão de boletos; e livro de registro de empregados e balancetes.

Funcionários

A primeira atitude do síndico ao assumir o mandato é se apresentar à equipe de funcionários, expor seus métodos e sua forma de trabalho para então solicitar sugestões. O novo gestor deve conferir a carga horária de cada colaborador, verificando junto ao sindicato da categoria se o salário e demais bonificações estão corretos. As Convenções Coletivas de Trabalho devem ser obedecidas! Além disso, é necessário verificar se as férias dos empregados estão em dia e se existe alguma pendência trabalhista.

Outra dica importante é que o síndico atualize o cadastro dos empregados, com contatos de telefone, e-mail e endereço.

Conselheiros

Ninguém trabalha sozinho! Essa é a maior dica no mundo corporativo e que pode ser aplicada para a gestão de um condomínio. Por isso, reunir uma boa equipe é muito importante. Um apoio para a gestão é o Conselho Fiscal.

Manter contato e reuniões constantes fará com que os membros sigam o mesmo pensamento, além de ajudar o síndico a delegar tarefas e responsabilidades.

Legislação

Essa talvez seja a principal dica de administração de condomínio para um síndico novo. O síndico precisa conhecer bem a legislação que se aplica ao condomínio. Saber dos direitos e deveres e a responsabilidade civil e criminal inerente ao cargo é imprescindível.

Conhecer a parte do Código Civil que dispõe sobre o condomínio em edificações e as incorporações imobiliárias, bem como a Lei das Locações ( 8.245/1991). Os artigos 1.331 até 1.358 do Código Civil, que tratam do Condomínio Edilício, regem a maior parte das normas condominiais, artigos esses frequentemente consultados pelos síndicos.

A convenção condominial é a lei interna do condomínio, sendo obrigatória conforme a exigência do art. 1.333 do Código Civil. A convenção é uma espécie de regulamento geral, que complementa a legislação e, portanto, não pode conflitar com o Código Civil e demais leis. Os condomínios também devem elaborar seu regimento interno, que passa a ser um instrumento complementar da convenção, particularizando principalmente condutas dos condôminos, de modo a preservar a boa convivência entre os moradores.

Responsabilidade

As tarefas que competem ao síndico são numerosas e importantes, já que administra o interesse e patrimônio comum da coletividade condominial. As principais funções do síndico estão enumeradas no art. 1.348 do Código Civil e §1º do art. 22 da Lei 4.591/1964, bem como aquelas atribuídas em outros artigos dessas leis e também da convenção condominial e regimento interno.

A principal função do síndico é administrar o bem comum e, com isso, pode responder por culpa ou dolo pela imprudência, imperícia e negligência no trato de suas atribuições, como qualquer administrador. O síndico é o representante legal do condomínio e com isso a responsabilidade é enorme.

Para reduzir a probabilidade de erros na gestão, o síndico deve sempre consultar o Conselho.

guia de administração

Seguros

Uma das primeiras atitudes de quem assume a função é – e deve ser – averiguar a situação do seguro do prédio. Isso porque a contratação da garantia básica é obrigatória por lei e é uma das maiores responsabilidades do administrador de um prédio.

O síndico que está começando no cargo deve se precaver e checar se o prédio já possui a apólice de seguros que a lei determina. Se ocorrer algum incidente que provoque danos de grandes proporções ao prédio e o seguro não tiver sido contratado, o síndico pode até responder com seu patrimônio pela perda comunitária.

Inventário

O síndico novo precisa estar ciente das ferramentas e equipamentos que o condomínio possui. Quando for deixar o cargo, também será necessário prestar contas desses itens. Se o condomínio não possui um inventário organizado, o novo gestor deverá montar um, fotografando e armazenando em uma pasta específica no computador, de maneira detalhada, descrevendo quantidade de itens, tamanho, situação de uso, marca do produto, lembrando sempre de fazer o “backup” dos arquivos, evitando possíveis perdas.

Áreas comuns

A palavra-chave para este tópico é manutenção. As áreas comuns são espaços físicos de propriedade de todos os condôminos, definidas na escritura de convenção do condomínio.

Instalações elétricas, portões, bombas d’água, elevadores, sistemas de segurança, jardins, academia, salão de festas, entre outros. Essas áreas precisam ser vistoriadas com frequência e passam por manutenções periódicas.

Uma dica para evitar o esquecimento da manutenção de equipamentos e áreas comuns é manter um “checklist” pautado por datas de vencimento de cada item, controlando cada ação futura e dando baixa nas manutenções realizadas.

Contratos

Gestores precisam contratar serviços com frequência para manter em dia a rotina dos edifícios e para evitar prejuízos aos condôminos é preciso tomar muito cuidado antes da contratação de empresas e profissionais.

A troca de síndico também é uma boa oportunidade para rever todos os contratos estabelecidos com o condomínio. Geralmente, há a possibilidade de novas contratações ou de negociar adequação dos valores pelo síndico novo.

Comunicação

Lidar com gestão de pessoas também requer boa comunicação e isso é de suma importância para uma boa gestão condominial. Com a chegada da internet essa tarefa ficou facilitada e o síndico deve aproveitar isso.

Hoje muitos condomínios têm sistemas de gestão ou os síndicos fornecem seus e-mails e Whatsapp para atendimento e recebimento de sugestões. Estabelecer um horário de atendimento também evita chamadas inconvenientes fora de hora. Vale lembrar que síndico também tem vida pessoal e problemas próprios.

DICAS EXTRA

  • Cobre os inadimplentes;
  • Não faça obras por conta própria;
  • Tenha uma boa comunicação com os condôminos;
  • Não faça assembleias irregulares;
  • Tenha conhecimento de todos os papeis do condomínio;
  • Se preciso estude gestão financeira para não cometer erros graves.

Gostou das dicas de administração de condomínio para um síndico novo? Continue acompanhando os nossos conteúdos aqui no blog e em nossas redes sociais. Semana passada escrevemos sobre formas de ter uma renda extra dentro do condomínio, se interessa basta clicar aqui. 

SÍNDICO NOVO
23/09/2020   publicado por: Condac Condomínios
Tags:
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