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Livro de ocorrência: como usar?

livro de ocorrência
05/12/2017   publicado por: Condac Condomínios

O livro de ocorrência é um elemento central na rotina de um condomínio. Com o avanço das novas tecnologias, até softwares, aplicativos e áreas privadas em sites podem se tornar recursos de registro de ocorrências, mas o livro – aquele de papel – ainda é a ferramenta mais popular para esta demanda em todos os condomínios do Brasil. Mas a dúvida de muitos condôminos e novos administradores é como usá-lo. Confira a seguir algumas dicas!

 

O que é o livro de ocorrência?

Trata-se de um livro comum (ou um dispositivo eletrônico similar) que pode ser acessado por todos os condôminos e funcionários do empreendimento para que ali se registrem ocorrências que fogem à convenção e normas gerais do condomínio – como depositar lixo em local inadequado, denunciar o porteiro que deixou o portão aberto, registrar o barulho excessivo, a falta de manutenção, entre outras situações que devem ser verificadas. É um canal muito eficiente de comunicação com o síndico ou com a administradora do empreendimento.

Quando o livro de ocorrência é de papel, ele fica à disposição em uma área comum, como hall de entrada, portaria, próximo ao elevador, etc. Nele há espaço para a data da ocorrência, para as observações e para o registro do denunciante – as denúncias nunca são anônimas e requerem a assinatura do denunciante. Periodicamente (por exemplo, toda semana, todo mês ou a cada 15 dias), o síndico ou responsáveis pode verificar as ocorrências e tomar as medidas cabíveis – como verificação, realizar a manutenção, conversar com infratores, lançar advertências e multas ou levar questões para a assembleia.

 

Como escrever uma reclamação no livro de ocorrência?

Sempre o bom senso e o respeito deve ser a premissa para usar o livro de ocorrência. Como há assinatura do autor da ocorrência, é importante, ao relatar uma questão, não acusar ninguém sem provas ou usar palavras ofensivas de todos os tipos, pois quem denuncia será cobrado por seus relatos. Vários tipos de ocorrência cabem no livro, como já exemplificamos acima. Contudo, há situações que podem ser relatadas diretamente ao síndico ou administradores – são aquelas que se tornaram insustentáveis ou que oferecem perigo aos moradores, como comportamento antissocial, barulho excessivo, ameaça, depredações, etc. Em casos graves, com provas, pode haver ação judicial do condomínio ao condômino que não cumpre o regulamento.

 

Desvantagens do livro de ocorrência

Há desvantagens quanto ao livro de ocorrência. Primeiramente, ele deve ser funcional e o sindico ou administradores de condomínio devem verificar regularmente os registros, a fim de tomar atitudes e efetivar as ações necessárias. Em muitos casos, como a alteração de fachada, por exemplo, pode ocorrer negligência quando o síndico ou responsável não faz nada a tempo, perdendo assim, muitas vezes, o direito de reivindicar o padrão em uma ação judicial. Então, a funcionalidade deste recurso depende do compromisso do síndico ou administradores.

O síndico ou a administradora de condomínio deve ainda conhecer amplamente os regulamentos do condomínio, as leis existentes que permeiam a convivência nestes espaços e a convenção do empreendimento. Só assim poderá definir melhor as ações a serem tomadas e separar aquilo que está irregular daquilo que é mera implicância entre condôminos. A sua decisão deve ser pautada pela convenção e nunca pelo juízo de valor. Além disso, é sempre importante dar um feedback para o denunciante pessoalmente sobre o que foi resolvido para que não haja novas denúncias desnecessárias – e isso pode despender tempo.

Outra desvantagem é o fato do livro ser justamente público, e, portanto, todos podem além de escrever, ler o que está ali – isso pode gerar conflitos de todos os tipos entre condôminos e entre estes e os funcionários do empreendimento, antes mesmo que sejam atendidas pelo síndico. Isso ocorre frequentemente quando o livro de ocorrência é de papel e fica à disposição em uma área comum. É justamente por isso que outros sistemas de registro têm sido utilizados pelos condomínios – como sites com áreas restritas, e-mail para ocorrências (que demandam autoria do denunciante assim como no livro de papel), aplicativos, etc.

É importante ressaltar ainda que se o livro de ocorrência aponta mais desvantagens que vantagens, o síndico pode sim tirá-lo de circulação, pois este recurso não é uma obrigação do condomínio legalmente amparada. Caso seja necessário, em uma assembleia, o síndico pode expor as suas razões para requerer a retirada do livro de ocorrência mostrando evidências plausíveis das desvantagens que ele estiver causando à rotina do empreendimento.

O mesmo vale para o condomínio que quer adotar o livro de ocorrência, mas ainda não o utiliza: deve ser debatido na assembleia a necessidade do mesmo, o local onde ficará exposto, as regras para os relatos e denúncias e o formato do livro – se de papel ou se eletrônico.

Guia de Assembleias

 

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