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Para que serve uma auditoria em um condomínio?

auditoria em um condomínio
29/08/2017   publicado por: Grupo Condac

Quem assume o papel de síndico começa a ter uma série de responsabilidades. O controle de fluxo de caixa, pagamento e recebimento de contas, monitoramento dos funcionários e outras atividades tomam conta do dia a dia e aumentam as chances de erros. É nesse momento que se percebe a importância da auditoria em um condomínio.

A ideia desse processo é identificar possíveis desvios, fraudes e situações que se caracterizam como má gestão. Por isso, é necessário executar a auditoria com certa frequência. Assim, garante-se mais transparência às finanças e a valorização patrimonial.

Neste artigo, vamos mostrar o que é esse processo, de que forma ele ajuda a gestão e como a auditoria em um condomínio pode ser aplicada. Quer saber mais? Então, acompanhe!

O que é auditoria?

Esse é um processo realizado em vários âmbitos da gestão empresarial e que pode ser empregado na administração de condomínios. O objetivo é fazer uma revisão das contas para evitar a incidência de fraudes, desvios e gerenciamento errôneo das finanças.

Para isso, o profissional que realiza a auditoria analisa as movimentações de dinheiro, desde as receitas adquiridas com o pagamento mensal dos moradores até a quitação das despesas. Esses dados são confrontados com os documentos existentes e comparados ao orçamento aprovado em assembleia.

Como a auditoria pode ajudar a gestão de condomínios?

Mais do que encontrar fraudes e outros problemas, a finalidade da auditoria em um condomínio é tornar a gestão mais transparente e implantar processos de maior qualidade.

Essa também é uma maneira de prestar contas aos moradores, já que eles têm direito de saber como andam as finanças e se a gestão do síndico aproveita bem os recursos disponibilizados.

Os principais problemas que podem ser identificados em uma auditoria condominial são:

  • Falta de lançamento sobre acordos ou receitas de inadimplentes que foram feitos diretamente para o síndico ou para a empresa administradora;
  • Saques realizados sem justificativa;
  • Superfaturamento em serviços e compras;
  • Contratação de serviços desnecessários;
  • Falta de pagamento de tributos e impostos à Receita Federal e ao INSS;
  • Desvios de materiais para uso particular.

Em relação à má gestão, isso pode ocasionar a desconfiança dos moradores. Suas causas podem ser falta de organização, preparo ou até boa-fé, e mistura de finanças pessoais com as do condomínio.

Como aplicar a auditoria em um condomínio?

O primeiro passo é saber quais são as áreas auditadas nesse caso. Basicamente, a análise recai em:

  • Despesas básicas, por exemplo, encargos e salários;
  • Contratos de terceirização, com limpeza, portaria, jardinagem e segurança;
  • Contas de consumo, como energia elétrica e água;
  • Serviços de manutenção, por exemplo, no playground, na piscina ou no elevador;
  • Compra de materiais.

A auditoria, geralmente, é solicitada pelos conselheiros do condomínio. Em alguns casos, o próprio síndico opta por executar esse processo a fim de ter certeza de que atua conforme a legalidade e de modo correto.

Para facilitar o processo, o síndico precisa separar as despesas usuais daquelas extraordinárias, que geralmente são compostas por gastos com reformas e consertos de áreas comuns. Nesse caso, a ação deve ser aprovada em assembleia junto ao rateio extra (se necessário).

É importante mencionar, também, que a conta extraordinária é paga sempre pelo proprietário, enquanto a ordinária é quitada pelo morador — que pode, ou não, ser o dono do imóvel.

Outros pontos relevantes na auditoria em um condomínio são:

  • Conferência dos recebimentos dos inadimplentes e se os valores de juros e multas são depositados na conta corrente do condomínio;
  • Análise dos valores que foram orçados na assembleia e efetivamente gastos;
  • Avaliação da quantidade de funcionários pagos à empresa terceirizada, para saber se corresponde à disponibilizada ao condomínio;
  • Verificação de pagamento das horas extras, seja para funcionários diretos, seja para terceirizados.

Como vimos, a auditoria em um condomínio é um processo útil, porque garante mais transparência e tranquilidade para a gestão. E você, já está preparado para executá-la? Aproveite e assine a nossa newsletter para receber em seu e-mail mais conteúdos relevantes e até a próxima.

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