Condomínio Simples

Passo a passo: aprenda como organizar uma assembleia de condomínio

03/04/2017   publicado por: Grupo Condac

Se já é difícil reunir os amigos para um encontro no fim de semana, o que dizer da assembleia de condomínio, um tipo de reunião em que os convidados com mais interesse em comparecer geralmente são os moradores que vão trazer mais queixas e dores de cabeça ao síndico do prédio? Mas você sabia que esse encontro não precisa ser tão sofrido?

A reunião não pode ser puramente informal: para render bem e terminar com decisões conclusivas sobre os temas tratados, vale a pena estruturar a assembleia de condomínio usando técnicas sérias e eficientes. Para isso, elaboramos um passo a passo de tudo que você deve lembrar para conseguir convocar sua reunião. Confira!

1. Escolha o local adequado

Essa é uma dica básica, mas muita gente acaba se esquecendo: é importante definir um lugar que comporte todos os convocados para reunião sentados. Em condomínios maiores, pode ser o salão de festas ou o hall de entrada. Em prédios com menos moradores, a sala da casa talvez abrigue todos.

Se for falar para muitas pessoas, convém que o síndico consiga um sistema de som. E, se o horário definido abranger alguma refeição, é conveniente disponibilizar lanches para os participantes.

2. Prepare a pauta da assembleia de condomínio

A tarefa de preparar a pauta da reunião pode parecer simples, mas, se nem todos os moradores forem ouvidos, corre-se o risco de temas não planejados surgiram no dia e desordenar os debates e definições, possivelmente estendendo a reunião para além da conta. Uma dica prática então é que o síndico divulgue no prédio uma data limite para acrescentar novos temas na pauta.

É ideal que essa data seja até 10 dias antes da assembleia: se a pauta ficar grande demais, talvez seja necessário promover mais de um encontro. Uma dica é deixar pauta disponível também em um desses aplicativos que facilitam a gestão do condomínio.

3. Determine o protocolo e as regras

Não é preciso toda a seriedade de uma sessão no congresso, mas um pouco de protocolo e regras ajudam a reunião a render mais. O básico é definir previamente uma ordem dos moradores que desejem falar sobre algum tema da pauta, um tempo máximo para cada fala e também para eventuais réplicas ou tréplicas.

Tente não passar desses limites, para evitar discussões intermináveis e improdutivas. Para garantir a ordem, também é uma boa estar por dentro de algumas dicas para evitar conflitos entre os vizinhos.

4. Faça a convocação

A lista de convidados não é um problema: todos moradores são partes interessadas na assembleia de condomínio. Para se assegurar que o máximo de pessoas compareça, invista na divulgação. O tradicional memorando pregado no elevador do prédio é um lembrete eficaz, mas não pare por aí: envie o convite por e-mail, WhatsApp e até cartas impressas para os moradores.

Tente mandar a pauta completa na última convocação para que todos vejam que sim, serão discutidos temas do seu interesse. Com isso, sua assembleia não corre o risco de ficar sem quórum para definições conclusivas.

Depois de todo esse trabalho, resta apenas moderar a reunião e garantir que tudo combinado será seguido. Para comandar sua assembleia de condomínio, é importante se manter neutro, firme e registrar tudo que for definido em uma ata que será enviada para todos os participantes após o encontro, esclarecendo as próximas ações que serão tomadas pelos moradores.

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