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5 passos para realizar uma assembleia perfeita

realizar uma assembleia perfeita
06/03/2018   publicado por: Condac Condomínios

Um dos acontecimentos mais importantes da vida condominial é a realização das assembleias. Em um cenário ideal as reuniões deveriam contar com a presença da grande maioria dos condôminos e teriam suas pautas discutidas de maneira fluída e objetiva, tendo em vista essas questões preparamos esse artigo com 5 passos para realizar uma assembleia perfeita com dicas que se aplicam para todos os tipos de assembleias.

 

1. Como convocar a assembleia

Todo condomínio possui uma convenção e lá está definido o prazo mínimo para convocação da assembleia como também a forma de convocação, o síndico deve estar atento a essas informações, pois tanto a convocação com prazo errado como a não convocação de apenas um dos condôminos pode tornar a assembleia inválida.

A forma de convocação mais comum é a através de carta protocolada, mas também pode ser feita de outras maneiras como e-mail e/ou comunicado no quadro de avisos, o importante é obedecer o que diz a convenção e caso algum condômino não possa participar da assembleia e queira mandar um representante, deve fazer isso por meio de procuração.

 

2. Receber bem os condômino

As reuniões de condomínios acontecem na grande maioria das vezes no período noturno bem no horário que muitos condôminos estão retornando do trabalho, alguns nem entram em casa e vão direto para a assembleia, então depois de um dia cansativo é importante receber bem o condômino, oferecer um café, uma água e deixá-lo à vontade e confortável. Assim é muito mais fácil que a participação dele seja mais proveitosa, visto que quando alguém não está confortável tende a de alguma forma atrapalhar a reunião seja reclamando ou até mesmo não participando.

Verifique também o ambiente onde vai ser realizado a reunião, se tem capacidade para receber todos os participantes, se há cadeiras suficientes para todos, se os ventiladores ou ar condicionado estão funcionando, são todos itens importantes para que os condôminos se sintam confortáveis.

 

3. Definir a ordem do dia

No edital de convocação devem estar contidos quais assuntos serão tratados naquela assembleia, seja claro e objetivo, leve assuntos que despertem o interesse dos condôminos e procure não tratar de muitos assuntos polêmicos na mesma reunião. A quantidade também é importante, evite colocar muitas pautas para que a assembleia não se estenda por muito tempo e se torne cansativa.

Quando for necessário, envie algum material pré-assembleia aos condôminos para que possam se informar previamente do que será debatido, essa atitude demonstra organização da gestão e compromisso com a administração do empreendimento.

4. Conduzindo a assembleia

Quem deve conduzir a assembleia é uma dúvida que vários síndicos possuem.  O primeiro passo é escolher um presidente, ele que vai conduzir a assembleia, não é indicado que o síndico o faça, em alguns casos é até proibido pela convenção que o síndico conduza a assembleia. Também é necessário escolher um secretário que é o responsável por redigir a ata, normalmente é algum representante da administradora, quando houver.

O presidente  também deve tentar manter a ordem evitando interrupções para que a assembleia flua sem transtornos ou o debate fuja da pauta do dia.

 

5. Assuntos gerais

O ideal é que “Assuntos Gerais” não esteja na pauta da reunião salvo os casos em que a convenção do condomínio obrigue que o item esteja presente. Esse é um ponto que leva à discussões que não vão contribuir com a reunião, já que tudo que for tratado durante essa pauta não poderá ser votado, é um item que deve ser usado para sugerir assuntos para uma próxima assembleia e isso pode ser feito de maneira informal em uma conversa com o síndico evitando assim tornar a assembleia ainda mais longa, não adicionar a pauta “Assuntos Gerais” irá otimizar o tempo de duração da reunião.

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Tags: #assembleias
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